プロジェクト管理ツールに備わっている機能

一般的なグループウェアに備わっている機能は、スケジュール管理機能、タスク管理機能、チャット機能、回覧機能などです。これらの機能は、プロジェクトの進捗管理には欠かせないツールで、使いこなすことが出来れば、管理効率が大幅に向上します。特に、大規模なチームでプロジェクトに臨む会社には、無くてはならないツールだといえるでしょう。

グループウェア導入前にやるべきこと

導入して、結果的に失敗してしまうような事態を避けるためには、社内の非効率な部分を割り出しておくことが大事です。そこが分かれば、どの部分にグループウェアの機能を導入すればいいのかが分かります。

グループウェアには機能をカスタマイズできるサービスもありますので、社内の業務効率化のために最適化したツールを導入した方がいいでしょう。

ガントチャートがあるプロジェクト管理ツール

ガントチャートは、タスクの進捗状況を一目で把握できるツールです。グラフを見ることで、管理者はクリアしたタスクを視覚的に確認することができます。基本的なタスク管理とスケジュール管理ツールだけではなく、このガントチャートのようなものがあるとなお使いやすいです。

料金を比較して選ぶ

有料のグループウェアを導入する場合は、1ユーザーごとに料金がかかります。例えば、20ユーザー分の枠が必要な場合、1ユーザー500円だとすると、月に1万円の費用が掛かることになります。各ソフトを比較しながら機能性、使いやすさを確かめた上で、コスト負担の少ないものを選ぶ必要があります。

機能性を比較して選ぶ

グループウェアは、多機能だから良いというものではありません。会社のビジネススタイルに合ったものを、慎重に検討した上で選ぶことが重要です。社内の従来のワークフローからグループウェアでの管理に移行する時に、現場で混乱が起きにくい使いやすい内容のシステムがおすすめです。

グループウェアで業務効率化は可能なの？

グループウェアには、進捗状況を管理するだけではなく、社内のワークフローのスピードを向上させる効果があります。導入すると意思決定のプロセスが簡略化され、書類の作成→報告→決裁という、ワークフローの一連の流れがスピーディに完了できるようになります。

この一連の流れが速くなることで、社員の業務効率が改善して売り上げUPに繋がりますので、グループウェアは会社にとって、無くてはならないツールだといえます。